Wat is het?

De Incasso module kan SEPA incasso bestanden voor je aanmaken die je vervolgens zelf in je internetbankieren portaal van je bank kan inladen als incasso opdracht. 

Let op: Je hebt dus zelf wel een bankrekening met de mogelijkheid tot het maken van incasso’s nodig. Hiervoor heb je een incasso-contract nodig en een bijbehorend Incassant ID; dit vind je op het contract.

Hoe werkt het?

Je kunt met Codex incasso’s maken voor bijvoorbeeld je leden.

Het is belangrijk dat de instellingen in het hoofdmenu van de Incasso’s-module goed staan; deze instellingen kun je aanpassen dor middel van de knop ‘Instellingen’. 

Het veld ‘Gegeven dat correspondeert met IBAN’ moet gelijk zijn met de interne naam van het rekeningnummer in het gegevensbeheer van de ledenmodule (instellingen -> leden -> gegevens). 

De Incassant ID staat in het contract dat je hebt met je bank.

Wanneer alle velden goed staan, kun je rechts klikken op een groep die je wil incasseren. In het volgende scherm kun je de gegevens van de incasso invullen en kun je zien welke leden géén geldig IBAN-nummer hebben. Ook kun je hier selecteren welke leden je wil incasseren. Als je klikt op de grote blauwe knop ‘Genereer’, krijg je een SEPA xml-bestand met alle correcte gegevens. Deze kan je in je bank inladen.

Let op: Check altijd of het bedrag klopt voordat je de incasso naar de bank stuurt. Je wil mensen niet 1000 euro laten betalen, in plaats van 10!

Let op: Zet de incassodatum altijd een paar dagen in de toekomst, zodat je genoeg tijd hebt om de leden op de hoogte te brengen van de aankomende incasso. Het is wettelijk verplicht om je leden schriftelijk op de hoogte te stellen van een incasso opdracht. Lees hiervoor het contract dat je hebt afgesloten met je bank.

Beheren van incasso’s

Wanneer je een incasso hebt gemaakt, staat dit ook in het hoofdmenu. Dit ziet er zo uit:

Als je klikt op een specifieke incasso kan je ook aangeven of een specifieke transactie is gestorneerd zodat je deze mensen later nog kan benaderen of nogmaals kan incasseren.

Een selectie van je leden incasseren

Mocht je een selectie van je leden willen incasseren, kun je hen door middel van ‘Leden -> Lijst opzoeken’ selecteren. Vul bij de gegevens die je wilt zoeken bijvoorbeeld het mailadres of het IBAN-nummer in van je leden, klik op versturen, en klik daarna op “Ik wil deze items in bulk incasseren”. 

Let op: ‘Naam’ werkt niet bij Lijst opzoeken, dus gebruik een andere unieke identificatie! Codex pakt de eerste uit de lijst, dus mocht je sorteren op geslacht, pakt Codex maar 1 persoon.

Filteren en incasseren
Ook kun je incasseren op een filter. Als je een filter hebt gerund, kun je klikken op “Selecteer alle items op deze pagina” en dan “Incasso” selecteren.