Elke module bestaat uit entiteiten (bijvoorbeeld: de module Alumni bestaat uit meerdere entiteiten die Alumnus zijn). Elke entiteit bestaat uit een aantal gegevens zoals Naam, E-mailadres, Telefoonnummer en dingen als Shirtmaat.
Je bent in Codex helemaal vrij om te bepalen welke gegevens er bij een bepaalde entiteit horen, en je kan dat zelf veranderen!

Dit doe je door in de desbetreffende module te klikken op ‘Configureer’.

En dan op het kopje Gegevens:

Vervolgens zie je een grote tabel met veel informatie en knoppen. Hieronder wordt toegelicht hoe het werkt:

  • Volgorde bepaalt letterlijk de volgorde van de gegevens in de entiteit. Dit mag ook een negatief getal zijn (dan staat het gegeven nog verder bovenaan)
  • Interne naam is de naam die in het systeem gebruikt wordt om het gegeven te herkennen. Hier mogen geen spaties of rare tekens instaan. De richtlijn is om dit een Engels woord te maken, dus bijvoorbeeld firstname  in plaats van Voornaam. Weergavenaam is hoe het bestuur en hoe de entiteit zelf het gegeven zien in het systeem.
  • De beschrijving is een korte toelichting die zichtbaar is voor het bestuur en de entiteit zelf in bepaalde formulieren. Gebruik dit om toe te lichten hoe mensen het moeten invullen of waarom het belangrijk is. Vooral bij gevoelige gegevens die mensen niet zomaar delen kan het helpen om zo’n toelichting te geven.
  • Het type bepaalt hoe het weergegeven wordt en ingevuld kan worden. Als je bijvoorbeeld wilt dat het op een andere manier wordt weergegeven dan ‘Korte tekst’, dan kan dat hier veranderd worden. Wanneer je bijvoorbeeld een keuzemenu wilt aanbieden, dan kun je bij de optie ‘Meer‘ de specifieke waarden invullen. 
  • De categorie bepaalt binnenkort waar in het profiel de gegevens zichtbaar zullen worden.
  • De Extra eigenschappen definieren weergave en privacy-technische eigenschappen:
  • Kolom in Overzicht bepaalt of het gegeven in de overzichtstabel in het bestuurssysteem zichtbaar is.
  • Belangrijk bepaalt of het gegeven, eh, belangrijk is. Belangrijke gegevens zijn voor de entiteit zelf altijd verplicht om in te vullen en later gaat Codex je waarschuwen als mensen belangrijke gegevens missen. Let wel op: je kan bijvoorbeeld het tussenvoegsel in een naam niet als belangrijk markeren, want niet iedereen heeft een tussenvoegsel in de naam.

Bewerkbaarheid: dit geeft aan wie het mag bewerken. 

  • Als je Bewerkbaar door bestuur uitvinkt, kan alleen Codex het nog bewerken en wordt het een automatisch veld. Dit werkt bijvoorbeeld bij de Naam zo: een gegeven met de interne naam name  zal als het niet bewerkbaar is, automatisch door Codex worden ingevuld met firstname infix  en lastname  aan elkaar geplakt.
  • Als je Bewerkbaar door dit item zelf aanvinkt, kan de entiteit dit gegeven aanpassen bij bijvoorbeeld een update e-mail of in het ledensysteem.

Als je op ‘Meer’ drukt krijg je ook:

  • Opties: dit is afhankelijk van het gegevenstype en wordt door ambassadeurs gebruikt; hier hoef jij in eerste instantie niks mee.
  • Standaard-waarde: dit is wat er standaard in staat als er nog niks ingevuld is of als mensen zich voor het eerst inschrijven.

Let op:
Je moet op ‘Alles Opslaan’ drukken om de wijzigingen op te slaan.

De Verwijder knop werkt direct en ververst de pagina. Alle andere wijzigingen die dan gemaakt zijn zonder op te slaan, gaan verloren.
Het Toevoegen van een gegeven ververst ook de pagina.

Het toevoegen van gegevens

Dit werkt redelijk vanzelfsprekend als je het bovenstaande hebt gelezen. Het toevoegen van een gegeven, doe je door op de knop ‘Nieuw gegeven‘ te klikken. 

Basisgegevens

Zorg dat een module over mensen in ieder geval deze gegevens heeft:

  • name  om de entiteit een naam te geven (mag je zelf weten of je dit bewerkbaar wil maken). Gebruik voor het naam veld het gegevenstype Naam Identificatie om het klikbaar te maken in de interface.
  • email  om de entiteit een e-mailadres te geven voor (automatische) mails. Gebruik hiervoor het gegevenstype E-mailadres