In het Pro- en Ultimatepakket van Codex zit de Takenlijstmodule, waarbij bestuursleden gemakkelijk hun eigen taken kunnen bekijken, en de taken van andere bestuursleden. 

In het menu van de Takenlijstmodule kun je taken toevoegen aan jezelf of aan andere bestuursleden, en kun je actiepunten gelijk importeren uit notulen. De knop ‘E-mail gebruikers’ is handig voor de voorzitter – alle bestuursleden worden gemaild met de taken die nog open staan.

Mocht je taken open hebben staan, dan staat dit op de homepage van Codex.

Importeer taken vanuit notulen

Taken en actiepunten kunnen gemakkelijk vanuit notulen geïmporteerd worden. Dit doe je door naar de Taken-module te gaan in het menu. Op deze pagina heb je de optie ‘Importeer taken‘. 

Als je hier op klikt, kom je op een pagina waar je je notulen kunt copy-pasten. Het is dus wel belangrijk dat je je notulen in een bepaalde format hebt staan, zodat het systeem de taken eruit kan filteren. Je moet de volgende structuur hanteren:

AP [gebruikersnaam] [taak] | [jjjj-mm-dd]
Bijvoorbeeld:
AP secretaris Notulen uitwerken | 2017-01-01

Tip: Je kan ook het volgende doen:
AP iedereen Taakje voor iedereen

Wanneer je de notulen in het tekstvlak geplakt hebt, moet eerst op ‘Valideer‘ klikken en daarna pas op ‘Importeer‘. Door deze tussenstap krijg je ook de kans om te kijken of de taken goed ingelezen worden aan de rechterkant van de pagina.

LET OP! De tekst wordt verder genegeerd. Sla deze dus sowieso nog ergens anders op en notuleer niet direct in Codex.

Tips en tricks voor de structuur

  • AP met daarachter de naam en de taak zijn verplicht. De datum voor wanneer het gebeurt moet zijn, hoeft er niet per se bij te staan.  
  • De naam die je in de notulen gebruikt, moet de naam van de gebruiker in Codex zijn. De mogelijke namen vind je op de inleespagina en ook in de module “Gebruikers”. Ook zie je aan de rechterkant de “beschikbare namen” staan. Spaties uit de naam moet je weghalen (het moet één woord zijn), maar hoofdletters maken niet uit.
  • Heb je bullet-points voor je taken staan? Dat herkent het systeem op dit moment nog niet. Het enige wat voor AP mag staan zijn spaties; anders wordt de taak niet herkend.

Taken categoriseren

Je kunt zelf categorieën toevoegen bij taken; dit kan op deze pagina:
Taken > Categorieën.

Deze Categorieën zijn bedoeld voor dingen als “introductie”, “huisvesting”, “materiaal” e.d. maar je kan ze ook voor functies, bepaalde typen taken of iets anders gebruiken. De taken krijgen dan automatisch een kleurtje.

Je kan ook prioriteiten aan taken toevoegen (naast de categorie), maar dit voegt een extra label toe en zet ‘m hoger op de lijst.

Taken aan categorieën koppelen

Bij een nieuwe taak:

Een nieuwe taak kan je gelijk toewijzen aan één categorie bij toevoegen: er is een keuzemenu voor het kiezen van een categorie.

Bij het inlezen van notulen:

Gebruik bijvoorbeeld bij een taak de volgende notatie voor een taak in categorie financieel:

AP Secretaris Begroting doorsturen #financieel